4.3㎝。
何の数字だと思いますか？
これは、環境局長時代に、私が管理していた書類の厚さ。
私、それしか仕事の書類を持っていなかったのです。
【経過を分かるのは本人だけ】
若い頃は違いました。
課長説明、局長説明、助役（！）説明など、各段階の資料を保管し、各段階でどのような変遷を経たのか書き込みしました。
それぞれの段階にA案、B案、C案と変遷があれば、それも同様に。
自己満足度は高いのですが、よほど丁寧に書き込みするか、メモを作成しないと、第三者にとっては意味を成しません…
なので、ある時期からこの方法は止めてしまいました。
【私は地層派】
異動が多かったので、自ずと前任者から引き継いだ資料やファイルに目を通す機会も多くありました。
ファイリングの仕方は概ね2つに大別されるように思います。
緻密に見出しなどをつけて整理する方法と、地層のように上から下へ（下から上へ）と重ねておくだけの方法と…
どこからどこまでが一括りの文書なのか判然としなくて困ったこともあるので、どちらの方法であっても、文書と文書の間はインデックスや付箋で間仕切りすべきですかねぇ。
因みに私は、下から上へと書類を重ねてファイルする地層派。
間仕切り用の付箋は3Mの「ポスト・イット・ジョーブ」と決めています。
【必要なのは最終版だけ】
そのうち、仕事で使うのは最終版とその結論だけ、ということが次第に分かってきました。
なので、局区長時代、私の手元にあったのは、一つの案件につき原則一つの資料だけ。
解決した事案は「解決済み。担当は○○課。」とだけ頭にインプットして、資料はリサイクルに回していました。
仕事は組織で行うもの。一つの案件について組織として一つの文書を保管すれば事は足りるのです。
【棚卸しのススメ】
担当者の方は、一通りの資料をしばらくは保管していてもよいとは思いますが、未来永劫抱え込む性質のものではありません。
概ね半年を経過したら、最終版以外は廃棄してよいと思います。鉛筆で「市長レク 原案了承」などと適宜結果を書き込むとなおよいでしょう。
