いやいや、大変申し訳ない記事が読売新聞オンラインに載っておりました。
私が区長を務めていた区役所における公印の不正使用であります。リンク
４年ほど前に他局における公印不正使用が発覚した際、再発防止策を講じたつもりでしたが。
結果において、私の対応は不十分であったということ。
自省の気持ちとともに、今度こそ！の再発防止策を考えてみました。
【防止策その１】
報道によると、不正使用を行った職員は、上司の印鑑を勝手に使用したり、別途印鑑を購入したりしていました。
つまり、その職員の上司は、当該事務手続きの決裁が上がってきていない、例年に比べて案件が少ない、などといった状況を知り得たような気がします。
「〇〇の起案が最近上がってこないけど、どうしたのですか？」
という会話が欲しいところです。
しかし、これを
「部下の仕事の進捗管理を徹底する」
などという定性的な言葉で片づけてはなりません。
私なら、具体の仕組みを作ってしまいます。
それは、「定例の決裁案件チェックリスト」。
月に数件は決裁があるはずの案件を網羅し、毎週１回、決裁の有無を課長にチェックしてもらいます。
当該チェックリストは局区長への供覧に付することとし、複数の目で「無決裁状態」にある案件の進捗管理を行います。
【防止策その２】
今回の案件では「勝手に公印を押した」ケースもありました。
なかなか大胆な行為ですが、これを防止するにはどうしたらよいでしょう？
「逆さま思考」を使うと、「勝手に押せないようにする」という答えになります。
課内の共用スペースに公印を置くのではなく、公印を管理する係長や課長の机の上に公印を置く。
これですかね！
課長・係長が離席する際は、公印を引き出しか金庫に格納し、その都度施錠します。
昔の職場に電話してみると、「そう思っています」とのお言葉。
さすがですね！
取り組みが、全庁的に統一された防止策として採用されることを願う次第です。
