事務処理のミスにも色々とありますが、「血の凍るような思い」のするミスは恐ろしいものです。
秋の叙勲での出来事です。
受章した元市長夫妻が、晴れの日に上京したものの、土壇場になって妻の出席について手続きが漏れていたことが判明します。
結局、夫妻そろっての天皇陛下への拝謁は叶わず、妻はホテルに戻ることになってしまいました。
原因は、単純な確認漏れでした。
同伴者の有無を元市長に確認しないまま書類を提出してしまったのだそうです。
日頃申し上げている「三角ディフェンス」の問題でした。
現役時代に少しだけ実務に携わりましたが、仙台市の場合、確認事項の一覧が記載された書式があり、同伴者の有無も当然確認事項に含まれていました。
でも、「同伴者無し」と記入された書類について、誤りのある可能性を前提にチェックしていたか、となると…
課長職の時に、ある表彰式典の司会を務めましたが、受賞者のお名前を読み飛ばすというミスをやらかした経験があります。
絶対に間違えないよう、読み原稿に定規を当てながら、お一人読み上げる度に慎重に見え消し線を引いていたのですが、ダメでした。
この時は、ある先輩の機転で読み忘れを教えていただき、何とか取り繕う形にはなりましたが、まさに「血の凍るような思い」をいたしました。
こういうミスは凹みます。
お相手の方のお気持ちを考えると、本当にいたたまれない思いがするからです。
これはもう、誠心誠意お詫び申し上げるしかありません。
お許しいただけない場合もあり得るでしょうけど、それでもお詫びするしかありません。
その上で、確実な再発防止でありましょう。
今回の案件は、ミス自体は極めて単純であるだけに、「確実な」対応策を講じるためには一工夫必要です。
努々、「〇〇の徹底」などの文言で片づけるべきではありません。
私ならば、5W1Hに相当する情報を記載させるようにしようかな、と思います。
書いているうちに思い出してきましたが、仙台市の場合、ご本人にお会いして受章の旨をお伝えし、諸々の確認事項を記載していただく書類をお届けしていたように思います。
なので、実務としては、記入していただいた書類の内容を念のため確認させていただく、ということになりますが、
「〇月〇日 〇〇氏本人に電話にて確認」
などといった形で情報を記載する欄があれば、その後の決裁のプロセスでもチェックが働くような気がします。
＊参考文献
徳島市が確認ミス 原元市長の妻、陛下に拝謁できず. 徳島新聞. 2025-12-19，徳島新聞デジタル版, https://www.topics.or.jp/articles/-/1357546, （参照2025-12-21）
