この4月から自治体様向けの研修講師の仕事を始めました。
早速、あれこれやらかしております。
【魔のダブルブッキング】
お仕事をいただく流れは、大きく2つあります。
一つは、既に受注が確定している案件。複数の候補日の中からスケジュールを固めていきます。
もう一つは、プロポーザルなどに応募し、受注が確定するとスケジュール確定となる案件。
後者のタイプの案件についてご依頼をいただき、企画書を作成して提出しました。
後は、自治体における選定結果を待つだけです。
有難いことに、結果を待つ間に、前者のタイプの案件について、あれこれと日程のご相談をいただきます。
努々ダブルブッキングなどあってはなりません。
スケジューラーに入力を怠らぬよう注意していました。
すると、以前、企画書を提出した案件について「受注しました。日程の確定をお願いします。」と連絡をいただきました。
（はて？日程？）と思いつつ、企画書作成の時にやり取りしたメールを確認すると、〇月〇日と日程が指定されていました。
早速、スケジューラーに入力を…と思うと…
ゲゲゲ！
何とその日は、既に別の自治体でのお仕事を頂戴していました！
一年365日あるというのに、よりによって同じ日にお仕事が２つぶつかるとは。
航空機の空中衝突事故の如く、魅入られたように同じ日付にお仕事が吸い寄せられていくのでした。
そこから先は平謝りです。
昭和オヤジ的に申し上げると「シオシオノパー」であります。
私の敗因は、お話を打診された時点でスケジュールを入力しなかったこと。
再発防止策として、
- 仮の日程でも必ずスケジューラーに入力する
- 担当者様ごとのご依頼をTo-Doリストのアプリで別途管理する
この2つの策を講じることにしましたー
【悪夢の入れ替り】
この4月は、4つの自治体様からお仕事をいただきました。
「課長物語」「係長物語」などの書き下ろしや、会計年度任用職員向けの教材の開発が必要で、それなりに忙しく過ごしておりました。
これら教材のやり取りは、もっぱらメールへファイルを添付する方法で行っています。
ある自治体様向けの教材一式を納品し、
（これで4月のお仕事も一山越えた…）
と安堵していると、ご担当者様から、
「ひょっとして別の自治体様の教材をお送りいただいたのでは？」
と問い合わせが入ります。
ゲゲゲ！
確認すると、ご指摘のとおりでした。
私の場合、頂戴したお仕事ごとに「20250401 〇〇市」というルールでフォルダを作成し、当該フォルダ内に教材一式を保存しています。
しかし、フォルダ内の文書は「01 研修プラン」「02 危機管理のイロハ」「03お詫びの流儀」などといった形でしか整理していませんでした。
お仕事の回数が増えていくにつれ、文書名だけだと他自治体の教材と区別できないな…
とリスクを認識してはいたのです。
今回は、かねての心配が顕在化したものでした。
担当者様がしっかりとチェックしてくださったからよかったものの。
万一、そのまま自治体様へ納品されていたら、大変なご迷惑をおかけするところでした。
敗因はリスクを放置したことにあります。
内部統制の話に例えれば、リスクチェックシートにはリスクとして記載してあるのに、対応策を講じていなかったようなもの。
（近々、内部統制についての講義を差し上げるというのに…）
早速、再発防止策を講じました。
ここは「逆さま思考」を使います。
何故ファイルの入れ替りが生じたのか？
それは、ファイル名だけでは区別出来ない状態にあったから。
なので、「〇〇市 01研修プラン」「〇〇市 02 危機管理のイロハ」「〇〇市 03お詫びの流儀」といった形で、どこの自治体様向けの教材なのか識別出来るようファイル名の入力ルールを変更しました。
還暦をはるかに超えて、コレですからね。
我ながら呆れてしまいます。
読者の皆さんへの教訓的なお話としては、
「事務ミスの再発防止策は具体的に」
これであります。
一応、それぞれ具体的な策を講じているとは思いますー
失敗をやらかさなければ、なおいいのでしょうけどー
